Quy trình đặt hàng
Yêu cầu báo giá (RFQ)
Khách hàng gửi yêu cầu báo giá tới FOTEC qua email sales@fotec.vn hoặc website chính thức. Yêu cầu phải bao gồm: mô tả sản phẩm, thông số kỹ thuật, số lượng, yêu cầu giao hàng và thông tin pháp nhân của khách hàng.
FOTEC phản hồi báo giá trong 24 đến 48 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin.
Request for Quotation (RFQ)
The customer submits an RFQ to FOTEC via sales@fotec.vn or the official website. The request must include: product description, specifications, quantity, delivery requirements, and customer's legal entity information.
FOTEC responds with a quotation within 24 to 48 business hours after receiving complete information.
Đơn đặt hàng (PO) và Xác nhận đơn hàng
Đơn hàng chỉ được FOTEC chấp nhận khi nhận được Đơn đặt hàng (Purchase Order) bằng văn bản, có chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu pháp nhân của khách hàng.
Mỗi PO phải nêu rõ: số PO, ngày phát hành, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán, ngày giao hàng yêu cầu, và địa chỉ giao hàng.
FOTEC sẽ gửi Xác nhận đơn hàng (Order Confirmation) bằng văn bản. Đơn hàng được xem là có hiệu lực kể từ thời điểm Xác nhận đơn hàng được phát hành. Việc giao hàng được thực hiện sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận (xem Điều khoản thanh toán).
Purchase Order (PO) and Order Confirmation
Orders are accepted only upon FOTEC's receipt of a written Purchase Order signed by an authorized representative and stamped with the customer's corporate seal.
Each PO must state: PO number, issue date, SKU, quantity, unit price, total value, delivery terms (Incoterms), payment terms, requested delivery date, and delivery address.
FOTEC will issue a written Order Confirmation. The order becomes effective upon issuance of the Order Confirmation. Delivery proceeds after the customer completes payment per the agreed terms (see Payment Terms).
Báo giá & điều chỉnh giá
Hiệu lực báo giá
- Báo giá có hiệu lực theo thời hạn ghi trên báo giá; mặc định không quá 30 ngày kể từ ngày phát hành.
- Báo giá hết hạn cần được FOTEC tái xác nhận trước khi đặt hàng.
- Đơn vị tiền tệ, thuế VAT và Incoterms áp dụng được nêu rõ trên báo giá.
Quotation Validity
- Quotations are valid as stated; default maximum 30 days from issue date.
- Expired quotations require re-confirmation by FOTEC before ordering.
- Currency, VAT, and applicable Incoterms are specified in the quotation.
Điều chỉnh giá
FOTEC bảo lưu quyền điều chỉnh giá trong các trường hợp sau, kể cả khi báo giá vẫn còn hiệu lực:
- Giá nguyên liệu thô, linh kiện hoặc cước vận chuyển biến động trên 5%.
- Tỷ giá ngoại tệ áp dụng biến động trên 3%.
- Thay đổi về thuế nhập khẩu, thuế VAT hoặc các loại thuế phí khác do quy định pháp luật.
- Thay đổi đáng kể về thông số kỹ thuật, số lượng hoặc lịch giao hàng do khách hàng yêu cầu sau khi báo giá đã phát hành.
FOTEC sẽ thông báo cho khách hàng trước ít nhất 07 ngày làm việc trước khi áp dụng giá mới. Khách hàng có quyền hủy đơn hàng chưa giao mà không bị phạt nếu không chấp nhận giá điều chỉnh.
Price Adjustment
FOTEC reserves the right to adjust prices, even if the quotation is still valid, in the following cases:
- Raw material, component, or freight costs fluctuate by more than 5%.
- Applicable FX rates fluctuate by more than 3%.
- Changes to import duty, VAT, or other taxes by law.
- Material changes in specifications, quantity, or delivery schedule requested by the customer after the quotation was issued.
FOTEC shall notify the customer at least 7 business days before applying the new price. The customer may cancel undelivered orders without penalty if the adjustment is not accepted.
Giao hàng & chuyển giao rủi ro
Thời gian giao hàng
- Thời gian giao hàng nêu trong Xác nhận đơn hàng là ước tính (estimated), không phải cam kết tuyệt đối.
- Đối với hàng có sẵn: 2 đến 7 ngày làm việc, sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận.
- Đối với hàng đặt riêng / nhập khẩu: theo lead time ghi trong Xác nhận đơn hàng.
- FOTEC không chịu trách nhiệm cho chậm trễ phát sinh từ sự kiện bất khả kháng (force majeure) bao gồm nhưng không giới hạn: thiên tai, đại dịch, dịch bệnh, lệnh phong tỏa hoặc hạn chế đi lại do chính phủ, đình công, chiến tranh, hỏa hoạn, gián đoạn chuỗi cung ứng, thay đổi chính sách nhà nước.
Delivery Time
- Delivery times in the Order Confirmation are estimates, not absolute commitments.
- Stock items: 2 to 7 business days, after the customer completes payment per the agreed terms.
- Made-to-order / imported items: per the lead time in the Order Confirmation.
- FOTEC is not liable for delays arising from force majeure events including but not limited to: natural disasters, pandemics, epidemics, government lockdowns or travel restrictions, strikes, war, fire, supply chain disruption, regulatory changes.
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Điều kiện giao hàng mặc định cho khách hàng nội địa: FCA tại kho FOTEC chỉ định.
- Điều kiện giao hàng mặc định cho khách hàng quốc tế: EXW (Ex Works) tại kho FOTEC chỉ định.
- Các điều kiện khác (CIP, DAP, DDP…) áp dụng theo Incoterms 2020 và được ghi rõ trên Xác nhận đơn hàng và Hóa đơn thương mại.
- Mọi chi phí phát sinh ngoài điều kiện giao hàng đã thỏa thuận do khách hàng chịu.
Delivery Terms (Incoterms)
- Default delivery terms for domestic customers: FCA at FOTEC's designated warehouse.
- Default delivery terms for international customers: EXW (Ex Works) at FOTEC's designated warehouse.
- Other terms (CIP, DAP, DDP, etc.) follow Incoterms 2020 and are stated on the Order Confirmation and Commercial Invoice.
- All costs beyond the agreed delivery terms are borne by the customer.
Chuyển giao rủi ro
Rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng kể từ thời điểm hàng được giao theo điều kiện Incoterms đã thỏa thuận.
Khách hàng có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận và lập biên bản với bên vận chuyển nếu phát hiện hư hỏng. Khiếu nại về số lượng và tình trạng vật lý của hàng hóa cần được lập trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận hàng để được xử lý ưu tiên. Quyền khiếu nại theo quy định pháp luật vẫn được bảo lưu.
Risk Transfer
Risk of loss or damage transfers to the customer at the moment of delivery per the agreed Incoterms.
The customer must inspect goods upon receipt and record any damage with the carrier in writing. Claims regarding quantity and physical condition should be filed within 48 hours of receipt for priority handling. Statutory rights to file claims under applicable law are preserved.
Hủy & sửa đổi đơn hàng
Hủy đơn hàng
- Yêu cầu hủy đơn hàng phải gửi bằng văn bản và được FOTEC chấp thuận.
- Hàng có sẵn: được hủy trước khi xuất kho, có thể chịu phí xử lý từ 5–10% giá trị đơn hàng.
- Hàng đặt riêng / nhập khẩu / đã sản xuất: không được hủy. Khách hàng vẫn phải thanh toán đầy đủ.
- Hàng đang vận chuyển: không được hủy. Khách hàng chịu mọi chi phí phát sinh.
Order Cancellation
- Cancellation requests must be in writing and approved by FOTEC.
- Stock items: may be cancelled before dispatch, subject to a 5–10% handling fee.
- Made-to-order / imported / produced items: non-cancellable. Customer remains liable for full payment.
- Goods in transit: non-cancellable. Customer bears all resulting costs.
Sửa đổi đơn hàng
Mọi sửa đổi về thông số, số lượng, lịch giao hàng phải được lập thành văn bản và được FOTEC xác nhận. Sửa đổi có thể dẫn đến điều chỉnh giá và lead time.
FOTEC bảo lưu quyền từ chối sửa đổi nếu sản xuất hoặc nhập khẩu đã bắt đầu.
Order Amendment
Any amendment to specifications, quantity, or schedule must be in writing and confirmed by FOTEC. Amendments may result in price and lead-time adjustments.
FOTEC reserves the right to reject amendments once production or import has commenced.
Văn bản này là điều khoản chung. Các điều kiện cụ thể về MOQ, chiết khấu khối lượng, Incoterms ưu tiên, lịch giao hàng cố định và bảo hành mở rộng được quy định trong Hợp đồng mua bán (Sales Contract) hoặc Đơn đặt hàng (PO) ký riêng giữa FOTEC và khách hàng. Trong trường hợp có mâu thuẫn, các điều khoản trên Hợp đồng / PO sẽ được ưu tiên áp dụng.